มีบทความหนึ่งที่ผู้เขียนอ่านแล้วรู้สึกชื่นชอบในเนื้อหา และอยากจะนำมาส่งต่อให้กับคนที่มีความฝันและมีความตั้งใจ เพื่อจะได้เป็นแรงบันดาลใจช่วยผลักดันให้กำลังใจในการลุกขึ้นมาต่อสู้กับอุปสรรค และลบข้ออ้างกับคำว่า “ไม่มีเวลา” ทำให้ขาด “วินัย” ลองอ่านแล้วนำมาปรับใช้เชื่อว่าจะทำให้ชีวิตของใครหลายคนดีขึ้นมาไม่มากก็น้อยค่ะ
คนเรามีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่ในความรู้สึก เราทุกคนมีเวลาต่างกัน บางคนอาจมองว่า 1 วันมันช่างยาวนานเหลือเกิน ไม่เห็นมีอะไรให้ทำเลย ในขณะที่บางคนอาจมองว่า 24 ชั่วโมงใน 1 วันมันน้อยเกินไป ยังไม่ทันได้ทำอะไรเลย ก็หมดวันแล้ว และยิ่งในยุคนี้แล้ว ความท้าทายยิ่งมีมากกว่ายุคก่อนเพราะเป็นยุคที่ทุกอย่างแข่งกับเวลา ดังนั้น “การบริหารเวลา” (Time Management) จึงเป็นเรื่องสำคัญ
“ใครคิดว่าตัวเองไม่มีเวลาบ้าง?”
สำหรับคนที่มีงานหรือกิจกรรมมากมายให้ทำทั้งวัน คงยกมือขึ้นอย่างไม่ต้องลังเลทั้งที่ความจริง คำว่า “ไม่มีเวลา” เป็นเพียงคำมายาที่เราบอกตัวเองเพราะมันขึ้นอยู่กับการ “เลือกใช้เวลา” ของเราเองมากกว่าแล้วแบบนี้เราจะสามารถบริหารจัดการเวลาให้ดีขึ้นได้ไหม?
คำตอบ คือ “ได้”
เรามาดูกันว่าผู้บริหารเก่งๆ อย่างที่แท็ป ผู้เป็นทั้ง CEO ศรีจันทร์ และเจ้าของเพจ Mission To The Moonเขาจัดการบริหารเวลาอย่างไร ทั้งที่เขามีกิจกรรม มีหน้าที่ความรับผิดชอบมากกว่าพวกเราอีก!
“Time / Talent / Energy” เวลา ความสามารถ พลังงาน เป็น 3 สิ่งที่มีความเชื่อมโยงกันโดยเริ่มจากการทำความเข้าใจเกี่ยวกับ “เวลา”ก่อนในชีวิตคนเรามีเวลา 6 ประเภทด้วยกัน
1.Core Responsibility หน้าที่ความรับผิดชอบหลักของเรา เช่น เรียนหนังสือ รับผิดชอบงานที่ได้รับมอบหมาย เลี้ยงดูลูก เป็นต้น
2.Managing People การบริหารจัดการคน ยิ่งถ้าเป็น Manager เวลาในส่วนนี้ยิ่งสำคัญ
3.Personal Growth การพัฒนาตัวเอง การเรียนรู้ในสิ่งที่จะทำให้เราเติบโตขึ้น
4.Cries & Fires ช่วงเวลาเร่งด่วน ที่จะมีเหตุการณ์หรืองานบางอย่างเข้ามา โดยที่เราไม่ได้คาดการณ์ไว้
5.Free Time ช่วงเวลาแห่งการพักผ่อน ทำอะไรก็ได้
6.Admin ทำงานเอกสาร เช็คอีเมลล์
ลองวางแผนก่อนเลยว่า จะให้เวลาส่วนไหน กี่เปอร์เซ็นต์ % ของเวลาทั้งหมดที่มี ซึ่งแต่ละคนก็จะแบ่งแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับสิ่งที่เราให้ความสำคัญแต่ข้อแนะนำคือ เราต้องแบ่งเวลาเพื่อการพัฒนาตัวเอง (Personal Growth) ให้มากกว่าส่วนอื่น!ทีนี้ก็มาดูเทคนิคการบริหารจัดการเวลา (Time Management) กัน
เริ่มจากการ “วิเคราะห์การใช้เวลา” ของเราก่อน (Track your Time) ผ่าน “Time Boxing”การทำ Time Boxing คือการแยกเวลาเป็นกล่อง (Box)ถ้ายังนึกภาพไม่ออก ให้นึกถึงตัวต่อเลโก้ (Lego) ตัวต่อทีละชิ้น ซึ่งเปรียบเสมือนกิจกรรมที่เราใช้เวลาไป อาจไม่ได้ทำให้เราเห็นอะไรมาก รับรู้แค่ว่ามีสิ่งที่ต้องทำแต่พอเรานำมาประกอบกันแล้ว มันจะดูเป็นรูปเป็นร่างทำให้เราเห็นภาพใหญ่ ภาพรวมของส่วนประกอบเล็กๆเหล่านี้มากขึ้นมองจากภาพใหญ่ แล้วดูว่า “เราใช้เวลาไปกับอะไรบ้าง?”และสิ่งที่เราให้เวลากับมันเยอะๆนั้น “ใช่สิ่งที่มีความสำคัญต่อตัวเราจริงไหม?” Time Boxing จึงเป็นส่วนผสมที่ดีระหว่าง “การจัดการบริหารงาน” (Task Management) และ “การจัดตารางเวลา” ในรูปแบบของปฏิทิน (Calendar)
Application ที่คุณรวิศใช้เป็นประจำมี 2 อันด้วยกันAsana ใช้เพื่อแบ่งงานออกเป็นกลุ่ม และ Google Calendar เพื่อเห็นภาพรวมของการทำงานทั้งหมดของเรา
นอกจากนี้ การแชร์ตารางเวลางานให้กับคนในทีมก็สำคัญเช่นกัน เพราะเขาจะรู้ว่าเวลาไหนเราทำอะไรที่ไหนอยู่ และเราสะดวกคุย ณ ช่วงเวลาใดบ้าง อีกเทคนิคที่สำคัญคือ การวิเคราะห์ “ความสำคัญ” (Importance) และ “ความเร่งด่วน” (Urgency) ของงานแต่ละชิ้น ว่าจัดอยู่ในประเภทใด
Q1: สำคัญและเร่งด่วน
Q2: สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน
Q3: ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน
Q4: ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน
ถ้าดูผิวเผิน ส่วนที่สำคัญอาจจะเป็น Q3 และ Q1 เนื่องจากมันเร่งด่วน แต่ในความจริงแล้ว ถ้าเราไม่ยอมทำงานสำคัญที่ไม่เร่งด่วน สุดท้ายมันจะกลายเป็นงานด่วนที่สำคัญเช่นกัน ดังนั้น เราจึงควรเข้าใจถึงชนิดของงานเราแต่ละชิ้นด้วย เพื่อนำมาวางแผนบริหารจัดการเวลาของเราได้ดียิ่งขึ้น เมื่อเราสำรวจการใช้เวลาของเราเสร็จ เราจะพบได้ว่า แท้จริงแล้วเราเองก็มี “เวลา” แม้จะเป็นเศษเวลาทีละเล็กทีละน้อย แต่เมื่อมันมารวมกัน มันก็คือช่วงเวลาที่เราสามารถทำอะไรได้เยอะอยู่เหมือนกัน
ลองมาตีความคำว่า “ไม่มีเวลา” กันใหม่
เราไม่มีเวลา หรือ เราไม่ให้ความสำคัญกับมันมากพอ? เราไม่มีเวลา หรือ เราก็แค่ไม่มีวินัย?วินัยจะเกิดได้ ก็ต่อเมื่อเราให้ “ความสำคัญ” กับสิ่งนั้น
แล้วเรา “จะทำอย่างไรให้เราเป็นคนมีวินัย?”
วิธีที่ง่ายที่สุดคือ ดูว่าเรา “ให้ความสำคัญกับเรื่องใดบ้าง?”จากนั้นก็ค่อยๆเริ่มทำจาก 1 อย่างก่อนเช่น เราตั้งเป้าหมายไว้แล้วว่า “ปีนี้ฉันจะเป็นคนตื่นเช้า”เมื่อยามเช้า นาฬิกาปลุกดัง เราก็ควรตื่นตามที่เราตั้งใจเอาไว้แม้แรกๆเราอาจจะรู้สึกฝืนตัวเองหน่อยแต่เมื่อเราทำอะไรสักอย่างได้ เราก็จะเริ่มทำอย่างอื่นไปเรื่อยๆได้ ซึ่งนับว่าจุดเริ่มต้นที่ดีของวันนั้น และมันจะทำให้เรามี “กำลังใจ” ในการสร้างวินัยในสิ่งอื่นมากขึ้น
“วินัย” สร้างเองได้โดยไม่ต้องรอ
ขอบขอบคุณข้อมูลและภาพประกอบ : สาระเร็ว / www.blockdit.com
