ทุกธุรกิจมีช่องว่างให้เงินรั่วไหลได้เสมอ เป็นหน้าที่ของผู้ประกอบการที่จะต้องอุดรอยรั่ว หากทำสำเร็จก็จะสามารถสร้างกำไรคืนกลับมาให้กิจการ เรามีเคล็ดลับเด็ดมาแนะนำ
1.จดบันทึกข้อมูลเป็นระบบ
มีเจ้าของร้านส่วนใหญ่มักคิดว่าเป็นเรื่องยุ่งยาก เสียเวลา ที่จะจดบันทึกข้อมูลการสั่งซื้อวัตถุดิบ วัสดุอุปกรณ์ต่างๆ แต่กลับมีพฤติกรรมพอหมดก็สั่งเลย แต่จริงๆ แล้วการไม่บันทึกข้อมูลนี้ คือหายนะของ SME ก็ว่าได้ เพราะนี่คือตัวการสำคัญที่ทำให้เงินรั่วไหล กำไรร่วง!
ปัญหาเมื่อ SME ไม่บันทึกข้อมูลอย่างเป็นระบบ คือ ไม่รู้ว่ารายจ่ายมาจากไหน เกินความจำเป็นหรือไม่ ไม่รู้ว่ารายรับมาจากช่องทางไหน สินค้าตัวไหนขายดี ตัวไหนขายไม่ดี กำไรน้อย และนำมาซึ่งการสั่งวัตถุดิบที่ผิดพลาด เพราะไม่ทราบจำนวนที่เหลือแน่ชัด และเสียเวลาคอยนับจำนวนก่อนสั่งซื้อ หรือหากเกิดการทุจริต เช่น สินค้าหาย เงินไม่ครบ ก็ตรวจสอบไม่ได้ เพราะไม่มีข้อมูลใดๆ ยืนยัน
ในเชิงการบริหารงานก็ไม่สามารถวางแผนการเติบโต ทั้งการขอสินเชื่อจากสถาบันการเงิน การเติบโตด้วยการหาพันธมิตรทางธุรกิจ เป็นต้น เพราะขาดข้อมูลสนับสนุนที่ชัดเจน ว่าธุรกิจสามารถทำกำไรจากช่องทางไหนได้บ้าง
แต่หาก SME มีการบันทึกข้อมูลที่เป็นระบบ ปัญหาเหล่านี้จะหมดลง เพราะมีข้อมูลที่ชัดเจน แม่นยำ สามารถตรวจสอบการทำงานได้ในทุกๆ ขั้นตอน ยิ่งบันทึกข้อมูลละเอียดแม่นยำมากแค่ไหน ก็ยิ่งอุดรอยรั่วได้มากเท่านั้น
2.ใช้เทคโนโลยี ประหยัดทั้งเวลาและกำลังคน
SME มักกังวลว่า การบันทึกข้อมูลโดยละเอียดจะเสียเวลา เสียกำลังคน แถมยังไม่รู้ว่าข้อมูลที่บันทึกนั้นจะแม่นยำมากน้อยแค่ไหน ปัญหาเหล่านี้แก้ได้ด้วย “เทคโนโลยี” ปัจจุบันมีเทคโนโลยีมากมายที่ช่วยสนับสนุนการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปหรือแอปพลิเคชั่น โดยสามารถช่วยอำนวยความสะดวกให้ SME ได้หลากหลายรูปแบบ เช่น ระบบจัดการบัญชี เช่น AccRevoผู้ให้บริการบัญชีครบวงจรออนไลน์ ช่วยให้เรื่องตัวเลขที่น่าปวดหัว กลายเป็นเรื่องง่ายเป็นต้นระบบจัดการสินค้า เช่น MyCloud Fulfillmentให้บริการเก็บสินค้า แพ็คสินค้า และส่งสินค้าแทนร้านของคุณเป็นต้นระบบการทำการตลาดออนไลน์ เช่น Ready Planet ผู้ให้บริการด้านการตลาดออนไลน์ ทั้งการสร้างเว็บไซต์ แอปพลิเคชั่น การทำโฆษณาบนสื่อออนไลน์ รวมทั้งคอร์สอบรมเรื่องการตลาดออนไลน์แบบเจาะลึก
3.ระบบการเงินและบัญชี
SME หลายรายมักละเลยเรื่องระบบการเงินและบัญชี โดยปล่อยให้ฝ่ายบัญชีเป็นคนจัดการ ส่วนตัวเองดูแค่ตัวเลขบรรทัดสุดท้ายตอนสิ้นเดือน (ถ้าไม่ขึ้นตัวแดงก็พอใจ) ซึ่งการทำเช่นนี้ถือว่าเสี่ยงมาก เพราะตัวเลขเหล่านี้อาจเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญที่ทำให้ธุรกิจของคุณเจ๊งไม่เป็นท่า เพราะถ้าคุณไม่มีความรู้ด้านการทำบัญชีเลย แล้วจะทราบได้อย่างไรว่าการบันทึกรายรับ รายจ่าย คำนวณต้นทุนและผลกำไรนั้นถูกต้องหากฝ่ายบัญชีตกแต่งตัวเลขสักเล็กน้อย จากกำไรก็อาจกลายเป็นขาดทุนได้
4.การแยกกระเป๋าเงินธุรกิจกับกระเป๋าเงินส่วนตัว
อีกปัญหาสำคัญ (ที่ SME อาจไม่ทราบว่าคือปัญหา) คือ ไม่แยก “กระเป๋าเงินธุรกิจ” กับ “กระเป๋าเงินส่วนตัว” อยากหยิบใช้เท่าไรก็ได้ เพราะถือว่านี่คือน้ำพักน้ำแรงของเรา แต่จริงๆ แล้ว วิธีนี้จะทำให้คุณไม่สามารถตรวจสอบได้ว่า ต้นทุนที่แท้จริงของธุรกิจเป็นเท่าไร (เพราะการหยิบเงินไปใช้ซื้อของส่วนตัว ก็ถือเป็นต้นทุนที่ธุรกิจต้องแบกรับ) มีกำไรเท่าไร คุ้มค่าเหนื่อยไหม ทางที่ดี SME ต้องตั้งเงินเดือนให้ตัวเองเป็นอัตราที่แน่นอน แล้วนำกำไรที่เหลือ ไปใช้ในการหมุนเวียนธุรกิจต่อไปจะทำให้การบริหารจัดการเงินง่ายกว่า และไม่เกิดปัญหาเงินรั่วไหลด้วย
